हेलो फ्रेंड्स, pfms से जुड़ी जानकारी के क्रम में एक नई जानकारी के साथ पुनः आपका हमारे वेबसाइट पर स्वागत है। पिछली पोस्ट में हमने pfms पोर्टल पर लॉग इन करने, vendor जोड़ने/ vendor मैपिंग करने से जुड़ी जानकारी आपसे साझा किए थे, उम्मीद है आपने अपने लॉगइन पर vendor ऐड कर लिए होंगे।
आज हम आपसे आपके लॉगिन पर मौजूद vendor को भुगतान करने से जुड़ी जानकारी साझा करने जा रहे हैं। आर्टिकल के माध्यम से हम जानेंगे कि आपके लॉगिन पर मौजूद vendor को भुगतान के लिए पेड वाउचर कैसे फिल करना है तथा उसे appoval हेतु अपने appovar के लॉगिन पर कैसे सेंड करना है।
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यहाँ एक बात का उल्लेख करना जरुरी है ,चाहें vendors ऐड करना हो या vendors को बिल पे करने के लिए वाउचर तैयार करना हो सारा काम आपको maker के लॉग इन से ही करना है | approver ,maker द्वारा तैयार किये गये बिल को approved करेगा |
vendor को भुगतान हेतु पेड व्हाउचर बनाने के लिए आवश्यक जानकारी-
♦ प्रस्ताव क्रमांक/दिनांक
♦ प्रस्ताव की स्केन कॉपी (अधिकतम 4 mb)
vendor को भुगतान हेतु पैड वाउचर कैसे तैयार करें-
स्टेप 1- इसके लिए सबसे पहले आपको pfms पोर्टल पर लॉगइन होना पड़ेगा, आपको अपने एंड्राइड मोबाइल/ लैपटॉप ब्राउज़र को ओपन करना है तथा उसके सर्चबार में pfms या pfms login टाइप कर सर्च करना है। सर्च करते ही पब्लिक फाइनेंशियल मैनेजमेंट सिस्टम का ऑफिशियल वेबसाइट प्रदर्शित होने लगेगा आपको उस पर क्लिक करना है।
स्टेप 2- अब पब्लिक फाइनेंसियल मैनेजमेंट सिस्टम का होमपेज प्रदर्शित होने लगेगा, इस पेज में दायीं ओर दिए गए login के इंटरफ़ेस पर क्लिक करना है। इसके बाद एक न्यू पेज ओपन इस पेज में अपना अर्थात maker( कोषाध्यक्ष) के आईडी और पासवर्ड दर्ज कर login के इंटरफ़ेस पर क्लिक करना है।
स्टेप 3- इस तरह आप pfms पोर्टल पर लॉगिन हो जाएंगे, क्योंकि आपको vendor भुगतान के लिए पेट वाउचर तैयार करना है, इसलिए बायीं ओर दिए गए ऑप्शन में से expenditures पर क्लिक करना है, एक्सपेंडिचर के अंतर्गत जो विकल्प प्रदर्शित होंगे उनमें से आपको add new पर क्लिक करना है।
स्टेप 4- इस तरह पैड वाउचर क्रिएट करने का पेज ओपन हो जाएगा , कुछ जानकारी पहले से ऑटोमेटिक फील रहेगा कुछ जानकारी आपको दर्ज करना है। जानकारी फील करते समय ध्यान रखना होगा कि जिस जानकारी के सामने (*) का निशान है उसे भरना जरूरी है।
♦ scheme: samagra shiksha पहले से अपील रहेगा।
♦ project: इसे खाली छोड़ सकते हैं क्योंकि इसे भरना अनिवार्य नहीं है।
♦ agency ammount choice: self ही रहने देना है।
♦ bank account: आपके स्कूल का खाता क्रमांक पहले से ही आटोमेटिक फेल रहेगा।
♦ expenditure done for: यहां आपको vendor का चयन करना है ।
♦ Vendor name: select vendor पर क्लिक कर वेंडर का ऐड करना है।
♦ letter/office order no: यहां पर आपको प्रस्ताव का क्रमांक दर्ज करना है। प्रस्ताव क्रमांक यदि पहले से जो नम्बर किसी द्वारा दर्ज कर दिया गया है तो वह क्रमांक all ready exist प्रदर्शित करेगा ,ऐसे में क्रमांक को बदलना होगा |
♦ office order letter attachment(if any): यहां पर आपको प्रस्ताव का स्कैन कॉपी अपलोड करना है, इसके लिए पहले choose file पर क्लिक करेंगे उसके पश्चात फाइल का चयन कर upload पर क्लिक कर देना है ।
♦ sanction date: सेक्शन डेट में आप बिल बनाने का डेट चयन करेंगे।
♦ actual transaction date: यह पहले से फिर रहेगा।
♦ total available amount: यहां आप अपने ताला के अकाउंट में अवेलेबल बैलेंस देख सकते हैं।
♦ narration: इस भाग में आप जिस कारण से भुगतान कर रहे हैं उसके बारे में लिखना है।
♦voucher number: इसमें आप कुछ दर्ज नहीं कर पाएंगे क्योंकि या हाइड रहेगा।
♦ scheme components : select scheme पर क्लिक करना है। संबंधित स्किम जिसके तहत आप भुगतान करना चाहते हैं उसका चयन करना है। स्कीम का कुछ लैटर टाइप कर सर्च भी कर सकते हैं ,फिर स्कीम को चयन कर सकते हैं |
♦ expense type: revenue का चयन करना है।
♦ percentage :100 करना है।
♦ amount: ऑटोमेटिक फेल हो जाएगा उसके पश्चात अंत में add पर क्लिक करना है।
स्टेट 5- add पर क्लिक करते ही नीचे भाग में एक पेज जुड़ जाएगा, संबंधित स्कीम जिसके तहत आप राशि भुगतान (बिल) करना चाहते हैं ,वह प्रदर्शित होने लगेगा, आपको स्कीम के सामने दिए गए बॉक्स पर चेक मार्क करना है फिर save कर क्लिक करना है। इस तरह आपका व्हाउचर सेव हो जाएगा, तथा आपको एक वाउचर नंबर प्राप्त होगा आप उसे नोट कर रख सकते हैं।
स्टेप 6- वाउचर नंबर पर ओके करते ही पिछला वाला पेज पुनः स्क्रीन पर प्रदर्शित होने लगेगा, तथा सबसे नीचे भाग में लाल कलर में एक नोटिफिकेशन लिखा रहेगा expenditure details saved successfully do you want to proceed with payee details के ठीक नीचे yes और no में से आपको yes पर क्लिक करना है।
स्टेप 7- yes पर क्लिक करते ही payee detail अर्थात चयन किए गए vendor की पूरी डिटेल प्रदर्शित होने लगेगी। instrument type -cheque,rtgs,ecs, e payment में से आपको e payment का चयन करना है फिर add पर क्लिक करना है। अब पुनः एक न्यू पेज नीचे ऐड हो जाएगा जिसमें वेंडर की बैंक संबंधी पूरी डिटेल प्रदर्शित होने लगेगी। आपको do you want to add the deduction details के अंतर्गत no पर ही टिक रहने दें तथा अंत में confirm कर देना है। confiirm करने से पहले फिल किये गये पूरी जानकारी को चेक कर लेना है |
अब submit for approval का ऑप्शन आ जायेगा आपको submit for approval पर क्लिक करना है ,अब आपका बिल अप्रूवल के लिए approver के लॉग इन में चला जायेगा | इस तरह vendor पेमेंट बिल जो maker ने बनाया है ,उसका काम पूर्ण हो जायेगा | बिल अप्रूवल के लिए अब आपको approver के लॉग इन में जाना है | इसकी जानकारी हम अपने अगले पोस्ट में आपसे साझा करेंगे |
👉vendors बिल क्रिएट करने के लिए यहाँ क्लिक करें
यह जानकारी आपको कैसा लगा कमेन्ट सेक्शन में कमेन्ट कर हमें जरुर भेजें ,वित्तीय सत्र का अंतिम माह चल रहा है ,इस लिए आप शीघ्र ही राशि का उपयोग कर लें ,अन्यथा राशि लेप्स हो जायेगा | इस जानकारी को सभी शिक्षकों शेयर जरुर करें |बिल क्रिएट करने पर किसी प्रकार की कोई परेशानी होती है तो कमेन्ट के माध्यम से अपनी समस्या हमें भेज सकते हैं |